発注業務の効率化を実現！お客様と共に取り組むDX

手入力による誤入力・作業負担が発生していた

長年お取引いただいているD社様では、当社からご提供する見積書をもとに、発注の都度、多数の明細を社内の基幹システムへ手入力する運用が続いていました。

品番・数量・規格など多岐にわたる明細を一件一件入力する作業は、担当者様にとって大きな負担となっており、入力ミスや誤発注が発生しやすい状況でもありました。「確認作業に時間がかかる」「ミスのリスクが常に気になる」というお声を頂戴していました。

お客様の社内コードを組み込んだ見積フォームを提供

課題をお聞きした当社は、営業担当・OPG担当・経営企画部IT担当が連携し、製品のご提案にとどまらず、発注業務そのものの改善をご提案しました。

具体的には、当社からご提供する見積フォームに、D社様が社内管理で使用している製品コードをあらかじめ組み込む形式に変更しました。これにより、D社様は見積内容を確認後、フォームのデータをそのまま基幹システムへインプットするだけで発注処理が完結する流れを実現。これまで必要だった手入力の工程を大幅に省略できるようになりました。

ミスの抑制と入力作業の効率化を同時に達成

新しい見積フォームの導入後、D社様の社内では発注業務にかかる時間と確認コストが削減され、担当者様がより付加価値の高い業務に集中できる環境が整いました。

「一歩踏み込んだ」パートナーシップを目指して

今回の提案は、営業・OPG・IT担当が一体となって取り組んだ部署横断の事例です。製品提案から業務改善まで、各担当の知見を持ち寄ることで、お客様にとってより実効性の高いソリューションをご提供できました。

当社は、「製品を届けるだけ」ではなく、お客様のビジネスが円滑に回るための仕組みづくりにも積極的に関わっていきたいと考えています。発注業務の煩雑さや書類管理のお悩みなど、日々の業務の中で感じている課題がございましたら、ぜひ一度ご相談ください。