船積業務をもっとスムーズに

これまでの船積業務の悩み

船積業務には、メーカーや仕入先、お客様、乙仲さんなど、多くの関係者と書類が関わります。以前はメールと電話でやり取りし、スケジュールや進捗はExcelで管理していましたが、次のような課題がありました。

• 最新の状況が担当者のメールボックスにあり、他のメンバーからは見えにくい
• 本船の遅延やスケジュール変更の連絡がメールに埋もれ、Excelへの反映が遅れる
• インボイスやパッキングリスト、B/Lなどの書類がメール添付で行き来し、「どれが最新版か」を探すのに時間がかかる

いわゆる「属人化」の状態で、案件数が増えるほど確認作業に時間を取られていました。

クラウド型の貿易・物流管理サービスを導入

そこで導入したのが、船積案件をクラウド上で一元管理できるサービスです。現在は、スケジュールと進捗の管理、乙仲さんとのやり取り、書類の受け渡しをこのサービス上で行っています。

導入前と導入後のイメージ

1. 船のスケジュールが自動で更新されるようになった

一番大きく変わったのがここです。以前は船会社のWebサイトで一隻ずつ進捗を確認し、Excelに手で書き写していました。現在は出港・入港予定日などが自動で更新され、案件ごとの進み具合が一覧で分かります。朝一番に画面を開けば、その日に対応すべき案件がすぐに把握でき、転記ミスや確認漏れも減りました。

2. 乙仲さんとのやり取りが案件ごとに整理された

連絡が案件ごとに記録されるため、過去のメールを探す時間が大幅に減りました。やり取りの経緯を誰でも確認できるので、担当者が休みの日でも他のメンバーが対応できます。

3. 書類の受け渡しと保管がスムーズになった

船積書類は案件ごとにクラウド上で共有しています。必要な書類をすぐに取り出せるようになり、版の取り違えや送付漏れの心配も少なくなりました。

それでも苦労していること

本船の遅れやドレーの手配が、近年の悩みどころです

一方で、ツールを導入すればすべてが解決するわけではありません。近年は港湾の混雑や台風などの影響で、本船のスケジュール遅れが頻繁に発生しています。数日単位で入港が後ろ倒しになることも珍しくなく、そのたびにお客様へのご連絡や段取りの組み直しが必要です。

さらに、ドライバー不足などを背景に、ドレー（コンテナ輸送のトラック）の手配も年々難しくなっています。スケジュールが一度崩れると、立て直しに大きな労力がかかります。

ただ、こうした状況だからこそ、デジタル化の効果を実感しています。変更にいち早く気付ければ、その分早く乙仲さんと相談し、ドレーの再手配やお客様へのご案内に動けます。「遅れをなくす」ことはできなくても、「遅れにすばやく対応する」ための土台ができたと感じています。

導入してみて感じたこと

実際に使い始めてみると、「探す」「確認する」「転記する」といった作業が目に見えて減りました。DXというと大がかりなシステム刷新をイメージしがちですが、大切なのは「日々の小さな負担を一つずつ減らしていくこと」の積み重ねだと実感しています。浮いた時間は、お客様へのきめ細かなご連絡など、本来力を入れるべき業務に使えるようになりました。

「まず試してみる」ができる環境がやりがいに

もう一つ感じているのが、担当者の提案を形にしやすい環境があるということです。今回のサービス導入は、日々の業務で課題を感じていた私たち担当者が「試してみたい」と思ったことがきっかけでした。まずは担当者レベルで小さく試し、使いながら判断する。実際に使ってみて分かった改善点を運用に反映できたことで、より使いやすい仕組みになりました。

担当者が日々の業務の中で気付いた課題を、自ら改善につなげていける。そうした流れがあることは、この仕事の大きなやりがいだと感じています。今後もこの流れを大切にしながら、周りのメンバーとも気付きを共有し、チーム全体で改善を続けていきたいと考えています。

これからの取り組み

今後は、蓄積されたデータを使ったリードタイムの分析や、他部署との情報共有にも活用を広げていきたいと考えています。また、船積以外の業務でもデジタル化できる部分を探っていくつもりです。

おわりに

日々の業務は、一見すると「今のやり方で回っている」ように見えるものです。しかし、少し立ち止まって見直してみると、改善できる余地は意外と多くあります。これからも、お客様や取引先の皆さまにより安心・スムーズなサービスをご提供できるよう、業務改善に取り組んでまいります。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。